Groundwork Denver Human Resources & Office Manager
POSITION OVERVIEW
Location: Denver, CO
Reports to: Executive Director
Work Schedule: Monday-Friday; 40 hours/week
Compensation: $56,500-$62,000 per year, depending on experience
Status: Full-time, salary exempt
Work Model: Hybrid - on-site at least 50% time
Benefits: paid sick, vacation, and holiday time off; health and dental insurance for employee, RTD EcoPass. Optional and at the employee’s expense: employee vision insurance; health, dental, and vision coverage of family members; retirement savings program.
WHO WE ARE
Groundwork Denver (GWD) is a 501(c)3 non-profit organization whose mission is to partner with youth and community to build a healthy, equitable, and sustainable environment. Please see our website to learn more: www.GroundworkColorado.org
POSITION SUMMARY
Reporting to the Executive Director, the Human Resources & Office Manager will be responsible for day-to-day human resources (HR) related activities and organizational operations and management.
PRIMARY ROLES & RESPONSIBILITIES
Responsibilities in Human Resources
Manage payroll administration.
Support all hiring activities including job postings, coordinating interviews, managing new hire paperwork, and onboarding new staff.
Support the onboarding process of new staff including first day onboarding, and set them up with role-specific equipment and supplies.
Manage seasonal youth employee hiring process.
Ensure governmental compliance is up to date with employment and management practices and serve as the primary contact for HR compliance.
Manage employee benefits and annual benefits package.
Ensure personnel policies are up-to-date and compliant with applicable laws.
Manage disciplinary matters including the documentation process, as well as investigations, meetings, and communications related to disciplinary matters, as needed.
Responsibilities in Office Management
Manage day-to-day needs related to the office space, including communication with building manager for maintenance; maintenance and organization of equipment and supply inventory; and management of daily office activities such as cleaning and recycling/trash.
May include lifting up to 50 pounds, moving furniture, bending and stooping, or other physical activity. Reasonable accommodations can be provided if needed.
Manage requirements related to insurance, public records, and other administration.
Manage technology inventory including software renewals, online access, and coordination with IT contractor.
Manage technology and vehicle initiatives.
Manage day-to-day needs of organizational vehicles, including safety, scheduling, and maintenance.
Update operations procedures as needed and incorporate safety measures.
Responsible for managing phone calls and voicemails, ensuring that messages are relayed to the appropriate staff members.
Responsible for receiving and opening all mail and distributing messages accordingly.
Responsibilities as a member of the Groundwork Denver Team
Participate in Groundwork Denver fundraising events and committee of choice.
Contribute to a positive team and office culture, collaborating respectfully and productively with co-workers to achieve Groundwork Denver’s overall mission.
If physical ability allows, participate in occasional opportunities with Groundwork Denver staff in fieldwork or volunteer activities when needed. Activities may include walking or hiking in natural areas and parks, picking up trash, planting trees, water sampling in rivers and streams, and other outdoor physical activity on a case-by-case basis.
Attend all staff meetings and other program meetings as assigned by the Executive Director.
Willingness to share in all duties of the non-profit office as needed
QUALIFICATIONS, EDUCATION, & EXPERIENCE
Passion for Groundwork Denver’s mission and alignment to our values and goals.
At least 2 years of work history in human resources, talent management, office management, and/or equivalent experience.
Understanding and/or curiosity about environmental issues and a commitment to continuous personal learning and growth.
Those with experience working with populations that Groundwork Denver serves, or who have similar life experiences or backgrounds, will be prioritized. Individuals from communities that have been historically marginalized or under-represented in the environmental field are strongly encouraged to apply.
Ability to utilize computer systems, manage phones, and travel to and from meetings and appointments in a timely fashion.
Proficiency in Microsoft Office, Applicant Tracking System, Payroll System, etc.
Strong communication skills in English, both written and oral; Spanish-language skills are preferred.
Ability and willingness to drive Groundwork Denver’s 15-passenger van is required.
Per Groundwork Denver’s insurance policy, vehicle(s) may only be operated by GWD authorized drivers who are at least 21 years old, possess a valid Colorado driver’s license, and have at least two years of driving experience.
CANDIDATE PROFILE
Proficient Communicator: skilled in building strong relationships at all levels of the organization and communicating effectively through email, phone, and in-person. Handles sensitive and confidential matters with discretion, empathy, and professionalism.
Organized and Reliable: exceptional organizational skills to prioritize and balance multiple, sometimes shifting, deadlines and requirements effectively; detail-oriented, ensuring accurate records and streamlined processes for HR and office operations.
Strategic and Adaptable: able to multi-task while also being highly detailed oriented, ability to produce high-quality work and exercise good judgment. Thrives in roles requiring flexibility, initiative, and the ability to wear many hats.
Collaborative Leader and Culture Fit: Embodies Groundwork Denver’s commitment to practice justice with focus on diversity and inclusion values. Fosters a workplace environment that prioritizes collaboration, supporting all employees to do their best work.
ADDITIONAL INFORMATION
Our main office is located in the Cole neighborhood of Denver, accessible by public transportation and is ADA compliant.
Reasonable accommodations may be made to enable individuals to perform essential job functions.
This job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee. Duties, responsibilities and activities may change or new ones may be assigned at any time.
A background check will be completed prior to the start of the job and as often as annually.
TO APPLY
Please apply via https://tinyurl.com/HROfficeJob. Please submit a resume and cover letter.
Applications will be reviewed starting on 12/4/24. Applications will be accepted on a rolling basis until the position is filled. The anticipated closing date for applications for the position is 12/16/24.
Groundwork Denver provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, ethnicity, religion, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, national origin, age, disability, marital status or civil union status, past or present military service, or any other protected classification. This policy applies to all employment decisions, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, compensation and training.
Gerente de Recursos Humanos y Oficina de Groundwork Denver
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Ubicación: Denver, Colorado
Reporta a: Director Ejecutivo
Horario de trabajo: Lunes a viernes; 40 horas/semana
Compensación: $56,500 - $62,000 por año, dependiendo de la experiencia
Estatus: Tiempo completo, exento de salario
Modelo de trabajo: Híbrido, al menos 50% presencial
Beneficios: Días de enfermedad, vacaciones y días festivos pagados; seguro médico y dental para el empleado; RTD EcoPass. Opcionales y a cargo del empleado: seguro de visión; cobertura médica, dental y de visión para familiares; programa de ahorro para el retiro.
QUIÉNES SOMOS
Groundwork Denver (GWD) es una organización sin fines de lucro 501(c)3 cuya misión es colaborar con jóvenes y la comunidad para construir un entorno saludable, equitativo y sostenible. Por favor, visita nuestro sitio web para más información: www.GroundworkColorado.org.
RESUMEN DE LA POSICIÓN
Reportando al Director Ejecutivo, el/la Gerente de Recursos Humanos y Oficina será responsable de las actividades diarias relacionadas con recursos humanos (RH) y de las operaciones y gestión organizacional.
ROLES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Responsabilidades en Recursos Humanos
Administrar la gestión de nóminas.
Apoyar en todas las actividades de contratación, incluyendo la publicación de vacantes, coordinación de entrevistas, gestión de documentos de nuevos empleados y procesos de incorporación.
Brindar apoyo en el proceso de incorporación de nuevo personal, incluyendo la orientación del primer día y proveerles el equipo y materiales específicos para su puesto.
Gestionar el proceso de contratación de empleados juveniles temporales.
Asegurar el cumplimiento de normativas gubernamentales relacionadas con prácticas laborales y de gestión, y actuar como el contacto principal para el cumplimiento en recursos humanos.
Administrar los beneficios para empleados y el paquete anual de beneficios.
Garantizar que las políticas de personal estén actualizadas y sean conformes con las leyes aplicables.
Gestionar asuntos disciplinarios, incluyendo el proceso de documentación, investigaciones, reuniones y comunicaciones relacionadas con estos asuntos, según sea necesario.
Responsabilidades en la gestión de oficina
Gestionar las necesidades diarias relacionadas con el espacio de oficinas, incluida la comunicación con el administrador del edificio para el mantenimiento; mantenimiento y organización de inventario de equipos y suministros; y gestión de las actividades diarias de la oficina, como limpieza y reciclaje/basura.
Puede incluir levantar hasta 50 libras, mover muebles, agacharse y agacharse u otra actividad física. Se pueden proporcionar adaptaciones razonables si es necesario.
Gestionar requisitos relacionados con seguros, registros públicos y otras administraciones.
Administre el inventario de tecnología, incluidas las renovaciones de software, el acceso en línea y la coordinación con el contratista de tecnología.
Gestionar iniciativas de tecnología y vehículos.
Gestione las necesidades diarias de los vehículos organizacionales, incluida la seguridad, la programación y el mantenimiento.
Actualizar los procedimientos operativos según sea necesario e incorporar medidas de seguridad.
Responsable de gestionar llamadas telefónicas y mensajes de voz, asegurando que los mensajes se transmitan a los miembros adecuados del personal.
Responsable de recibir y abrir todo el correo y distribuir los mensajes en consecuencia.
Responsabilidades como miembro del equipo de Groundwork Denver
Participe en los eventos de recaudación de fondos de Groundwork Denver y en el comité de elección.
Contribuir a una cultura de equipo y de oficina positiva, colaborando de manera respetuosa y productiva con los compañeros de trabajo para lograr la misión general de Groundwork Denver.
Si la capacidad física lo permite, participe en oportunidades ocasionales con el personal de Groundwork Denver en trabajo de campo o actividades voluntarias cuando sea necesario. Las actividades pueden incluir caminar o hacer caminatas en áreas naturales y parques, recoger basura, plantar árboles, tomar muestras de agua en ríos y arroyos y otras actividades físicas al aire libre, según el caso.
Asistir a todas las reuniones de personal y otras reuniones del programa que le asigne el Director Ejecutivo.
Voluntad de participar en todas las tareas de la oficina sin fines de lucro según sea necesario.
CALIFICACIONES, EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
Pasión por la misión de Groundwork Denver y alineación con nuestros valores y objetivos.
Al menos 2 años de trayectoria laboral en recursos humanos, gestión de talentos, gestión de oficinas y/o experiencia equivalente.
Comprensión y/o curiosidad sobre cuestiones medioambientales y compromiso con el aprendizaje y crecimiento personal continuo.
Se dará prioridad a aquellos que tengan experiencia trabajando con poblaciones a las que sirve Groundwork Denver, o que tengan experiencias de vida o antecedentes similares. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud personas de comunidades que históricamente han sido marginadas o subrepresentadas en el campo ambiental.
Capacidad para utilizar sistemas informáticos, administrar teléfonos y viajar hacia y desde reuniones y citas de manera oportuna.
Dominio de Microsoft Office, sistema de seguimiento de candidatos, sistema de nómina, etc.
Fuertes habilidades de comunicación en inglés, tanto escrita como oral; Se prefieren los conocimientos del idioma español.
Se requiere capacidad y voluntad para conducir la camioneta de 15 pasajeros de Groundwork Denver.
Según la póliza de seguro de Groundwork Denver, los vehículos solo pueden ser operados por conductores autorizados de GWD que tengan al menos 21 años, posean una licencia de conducir válida de Colorado y tengan al menos dos años de experiencia de conducción.
PERFIL DEL CANDIDATO
Comunicador competente: experto en construir relaciones sólidas en todos los niveles de la organización y comunicarse de manera efectiva a través de correo electrónico, teléfono y en persona. Maneja asuntos sensibles y confidenciales con discreción, empatía y profesionalismo.
Organizado y confiable: habilidades organizativas excepcionales para priorizar y equilibrar múltiples plazos y requisitos, a veces cambiantes, de manera efectiva; orientado a los detalles, garantizando registros precisos y procesos optimizados para RR.HH. y operaciones de oficina.
Estratégico y adaptable: capaz de realizar múltiples tareas y al mismo tiempo estar muy orientado a los detalles, capacidad para producir un trabajo de alta calidad y ejercer buen juicio. Prospera en roles que requieren flexibilidad, iniciativa y la capacidad de desempeñar muchas funciones.
Líder colaborativo y ajuste cultural: encarna el compromiso de Groundwork Denver de practicar la justicia con enfoque en los valores de diversidad e inclusión. Fomenta un ambiente de trabajo que prioriza la colaboración, apoyando a todos los empleados para que hagan su mejor trabajo.
INFORMACIÓN ADICIONAL
Nuestra oficina principal está ubicada en el vecindario Cole de Denver, es accesible en transporte público y cumple con la ADA.
Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas realicen funciones laborales esenciales.
Esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir ni contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar o asignarse nuevos en cualquier momento.
Se completará una verificación de antecedentes antes del inicio del trabajo y con una frecuencia anual.
PARA APLICAR
Presente su solicitud a través de https://tinyurl.com/HROfficeJob. Envíe un currículum y una carta de presentación.
Las solicitudes se revisarán a partir del 12/4/24. Las solicitudes se aceptarán de forma continua hasta que se cubra el puesto. La fecha límite prevista para las solicitudes para el puesto es el 12/16/24.
Groundwork Denver brinda igualdad de oportunidades de empleo (EEO) a todos los empleados y solicitantes de empleo sin distinción de raza, color, origen étnico, religión, género, identidad de género, expresión de género, orientación sexual, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil o unión civil. estado, servicio militar pasado o presente, o cualquier otra clasificación protegida. Esta política se aplica a todas las decisiones laborales, incluido el reclutamiento, la contratación, la colocación, la promoción, el despido, el despido, la compensación y la capacitación.
Flexible work from home options available.